El GRUPO ALDOR, S.A.S conformado por las empresas: Comestibles Aldor S.A.S., Plásticos Especiales S.A.S, FRAI Inversiones S.A.S, Gesta S.A. y Cía. S en C, Gesta S.A., CIM Comercial S.A.S., está comprometido con el cumplimiento de la ley 1581 de 2012 referente a la protección de los datos personales y considerando el decreto 1377 del 27 de Junio de 2013, ha diseñado la política de protección de datos personales.

1. OBJETIVO

Definir los lineamientos generales para el cumplimento de la Ley 1581 de 2012 que regula la protección de datos personales que rige en Colombia.

2. ALCANCE

Esta política aplica para todas las áreas y/o personas que tengan acceso a las bases de datos de información recolectada por las empresas del Grupo Aldor.

3. MARCO LEGAL

La política de tratamiento de la información se realiza de conformidad con la Constitución Política de Colombia en sus artículos 15 y 20, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. La ley 1581 de 2012, tiene por objeto “desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”.

4. DEFINICIONES

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. Persona Natural: Persona humana que ejerce derechos y cumple deberes a título personal.
Tercero: Cualquier persona jurídica o natural diferente a las personas que pertenecen directamente al Grupo Aldor.

5. DESARROLLO O CONTENIDO

5.1. CONDICIONES GENERALES

Para dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales se deben tener presente las siguientes consideraciones:
a. Todo empleado o área de una de las compañías del Grupo Aldor puede ser encargado del tratamiento de datos en algún momento de su vida laboral.
b. Se debe considerar el Grupo como unidad de empresa y por lo tanto es el responsable del tratamiento de bases de datos.
c. Los terceros que en un momento determinado requieran acceso a las bases de datos administradas por el Grupo Aldor, se hacen responsables
d. La ley es de obligatorio cumplimiento en todo el territorio colombiano y para transmitir la información de las bases de datos a otros países, la legislación de éstos debe contemplar medidas de seguridad iguales o superiores a las contenidas en la ley 1581 de 2012.
e. Se consideran bases de datos toda información suministrada por personas naturales, proveedores, clientes, consumidores, empleados o cualquier otra persona cuya información sea objeto de tratamiento por El Grupo Aldor.
f. No es necesaria la aplicación de la política por excepción contemplada en la Ley cuando:
g. Las bases de datos y archivos tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
h. Las bases de datos tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
i. Las bases de datos y archivos que sean de información periodística y otros contenidos editoriales.

5.2. CONDICIONES ESPECÍFICAS

Se deben tener en consideración las siguientes condiciones específicas:
a. A partir de la fecha de vigencia de esta política, todo empleado que inicie vínculo laboral con alguna compañía del Grupo Aldor debe tener en su contrato laboral una cláusula que exprese el compromiso de cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 en el evento de llegar a ser encargado de bases de datos personales.
b. Se incluirá en el reglamento interno de trabajo texto relativo a la obligación de cumplimiento de la ley para cubrir todo el universo actual.
c. A todo tercero que por relación con áreas o compañías del Grupo requiera acceso a las bases de datos, se le debe solicitar cláusula contractual donde se exprese el conocimiento de la ley y la responsabilidad en el cumplimiento de esta y así mismo, requerirá previa autorización por parte del titular para tratar sus datos personales.
d. A todo proveedor, cliente o consumidor del cual se tenga información almacenada en bases de datos, siempre que sean personas naturales, se les debe solicitar por escrito la autorización para que sus datos puedan ser tratados sin restricciones. Esta debe ser para todos los efectos que en nuestro ejercicio se presenten.
e. En la autorización citada en el párrafo anterior se debe igualmente dejar
f. Todas las bases de datos que las áreas y compañías del Grupo administren deben tener la garantía de recuperación (Back up).
g. Se debe tener en todo caso el acceso restringido a las bases de datos. Cuando se envíen bases de datos por medios masivos, el acceso a las mismas debe estar regulado por una clave de seguridad.
h. Periódicamente las compañías del Grupo deben propiciar campañas para la actualización de sus bases de datos personales.
i. Para el tratamiento de bases de datos personales todas las áreas que así lo requieran deben tener el procedimiento escrito que garantice el cumplimento de la política y el de la Ley 1581 del 2012.
j. Todas las compañías del Grupo deben tener y cumplir el procedimiento para la atención de quejas y/o reclamos, garantizando el cumplimiento de la ley en lo concerniente a este tema.
k. Los clientes, proveedores, colaboradores, excolaboradores y demás personas naturales que hayan suministrado datos personales a las empresas del Grupo Aldor tienen derecho a acceder, consultar y conocer los datos personales que se encuentren en nuestra base de datos, así como rectificarlos en caso de ser inexactos o incompletos, y a cancelarlos cuando lo decidan. Para hacer efectivos sus derechos, podrán enviar una solicitud al correo electrónico protección.datos@aldoronline.com

5.3. VIGENCIA

El presente documento rige a partir del 27 de junio de 2013 y hasta el momento en que expresamente se revoque o modifique.

Responsable de las bases de datos: Grupo Aldor
Domicilio: Calle 15 No. 29-69 Acopi Yumbo – Colombia
Correo electrónico: protección.datos@aldoronline.com
Teléfono: (57) (2) 57 (2) 4878780 Ext